Stagiaires de formation ou de recherche

Si vous êtes un professeur de l'Université Laval désirant inviter un stagiaire étranger, veuillez suivre les directives spécifiques contenues dans l'intranet du VRRHF.

Vous êtes un stagiaire de formation ou de recherche étranger invité pour un séjour à l’Université Laval?

Vous êtes considéré comme un travailleur étranger par l'immigration canadienne, même sans rémunération et même dans le cadre de vos études.

Pour être invité, il faut être admissible à un statut à l’Université Laval et à une autorisation de travail de l’immigration canadienne. Si vous détenez ou êtes admissible à un permis de travail ouvert, en aviser la personne qui vous invite.

Les travailleurs étrangers sont responsables de leurs démarches d’immigration, de respecter les conditions de leur invitation et de leur autorisation de travail canadienne et de renouveler leur permis de travail au besoin. Pour ceux qui ont un permis de travail : si les conditions de travail changent, pour plus ou moins, une lettre d’invitation contenant un nouveau numéro d'offre d'emploi dispensé d'EIMT ainsi qu'un nouveau permis de travail pourraient être requis.

Admissibilité et invitation

Être admissible au statut de stagiaire de formation ou de recherche et être invité par un professeur de l'Université Laval.

Validité du passeport

Avoir un passeport valide plus de trois mois après la fin prévue du séjour, le séjour et les documents d’immigration ne pouvant pas dépasser sa date d’expiration.

Délais de traitement

Commencer les démarches aussi tôt que 6 mois à l’avance vu les délais de traitement des démarches d’immigration.

Lettre d'invitation et convention de stage

Recevoir une lettre d’invitation pour son séjour et faire signer une convention de stage selon cette procédure.

La lettre met en évidence l’autorisation de travail requise et les conditions du séjour. Elle est essentielle pour les démarches d’immigration et le passage à la douane canadienne.

Démarches d'immigration

Ces démarches sont pour un premier séjour. Si vous êtes déjà au Canada, il faudra plutôt suivre, si cela est applicable, les instructions pour la prolongation de permis de travail.

Important : votre droit au travail sera limité par la permission que vous obtiendrez ainsi que par ce qui a été prévu dans votre lettre d’invitation. Vous ne pourrez pas occuper un autre emploi au Canada (à moins d’avoir exceptionnellement obtenu un permis de travail ouvert). Il est donc important que vous ayez les moyens financiers de subvenir à vos besoins durant votre séjour.

Pour les stagiaires de formation ou de recherche, il y a 4 autorisations de travail possibles :

Dispense de permis de travail

pour 120 jours de recherche universitaire consécutifs ou moins (sans enseignement) : attention, si le séjour risque de durer plus longtemps que 120 jours, il faut demander un permis de travail (si possible)
pour étudiants en soins de santé (stage de formation clinique ou pratique)

Permis de travail dispensé d'EIMT

pour une bourse de recherche universitaire
sous le programme Stage coop international d'Expérience internationale Canada

Faire les démarches pour l'autorisation indiquée dans la lettre d'invitation, en suivant les instructions correspondantes ci-dessous.

En cas de doute, contactez le répondant facultaire à l'Université Laval.

a) Remplir les critères de cette dispense et en connaître les limites

Être à l’extérieur du Canada au moment de faire la demande
La durée du séjour de recherche est de 120 jours consécutifs ou moins, à partir du moment où la dispense est accordée (entrée initiale au Canada)
- Si vous souhaitez arriver au Canada quelques jours à l’avance pour vous installer, ces jours sont normalement perdus sur le total de 120 jours disponibles.
- Comme vous le verrez dans les instructions pour le passage à la douane canadienne, une fiche visiteur est obligatoire pour recevoir un Numéro d’assurance sociale, lui-même obligatoire pour recevoir une rémunération de l’Université Laval ou d'un organisme canadien, y compris certaines bourses canadiennes. Cette fiche visiteur limitera votre séjour au Canada.
- Si vous avez besoin d’une fiche visiteur et que vous souhaitez rester plus longtemps que l’invitation ou les 120 jours, il faut l’expliquer à l'agent des services frontaliers, preuves à l’appui (ex. billet d’avion de retour si vous l’avez déjà) : c’est lui qui décidera de la durée totale de votre séjour. S’il refuse, une fois au Canada, vous devrez tenter de prolonger votre statut visiteur avant l’expiration de votre statut initial, mais la dispense de permis de travail ne se prolongera pas.
- Si vous n’avez pas besoin d’une fiche visiteur, vous pourrez rester au Canada jusqu’à 6 mois, sauf décision contraire de l'agent des services frontaliers, mais l’activité de recherche doit se terminer dans les 120 jours de votre entrée au Canada.
Au moins 12 mois se sont écoulés depuis le début de la dernière utilisation de cette dispense
La raison principale du séjour est la recherche dans une université canadienne, ce qui exclut l’enseignement
Le travailleur étranger vient jouer un rôle important ou ajouter de la valeur dans un projet de recherche
Ce rôle ou cette valeur se justifient par l’excellence de son parcours universitaire ou de son expertise
Ce rôle est proportionnel à son expérience ou son expertise
Les étudiants au premier cycle et aux cycles supérieurs peuvent bénéficier de cette dispense s’ils en remplissent tous les critères
Avoir reçu une lettre d’invitation en ce sens (durée, description du travail de recherche et justification des critères de la dispense)
Ne se prolonge pas: si le séjour peut durer plus de 120 jours, un permis de travail est requis dès le début.

Lire le descriptif officiel de cette dispense de permis de travail, qui a préséance.

b) Si requis, effectuer l’examen médical de l’immigration canadienne

c) Si requis, obtenir la permission de l’ordre professionnel

d) Déterminer le document requis pour entrer au Canada (autorisation de voyage électronique ou visa) et effectuer la démarche correspondante

Demander une AVÉ
Démarches lorsqu'un visa est requis

a) Remplir les critères de cette dispense et en connaître les limites

Être inscrit comme étudiant dans un programme de soins de santé humaine dans une université à l'étranger qui, au Québec, mènerait à une profession réglementée par un ordre professionnel
Être invité pour une durée d’environ une session, pour un stage de formation clinique ou pratique (incluant des interactions directes avec les patients), mais pas pour de la recherche
Le stage fait partie du programme d’études à l’étranger
Le stagiaire retournera compléter son programme d’études à l’étranger après son stage
Sont exclus les étudiants en médecine ayant terminé leur doctorat (M.D.) et les résidents en médecine
L’étudiant doit avoir une lettre de son établissement confirmant son inscription dans son programme, que le stage au Québec en fait partie ainsi que la durée du stage
L’étudiant doit avoir réussi l’examen médical de l’immigration canadienne
L’étudiant doit avoir obtenu une permission de l’ordre professionnel régissant la profession au Québec (ou une lettre de non-objection)
L’étudiant doit avoir les fonds suffisants pour son séjour

Lire le descriptif officiel de cette dispense de permis de travail, qui a préséance.

b) Effectuer l’examen médical de l’immigration canadienne

c) Obtenir la permission de l’ordre professionnel

d) Déterminer le document requis pour entrer au Canada (autorisation de voyage électronique ou visa) et effectuer la démarche correspondante

Démarches lorsqu'une autorisation de voyage électronique (AVÉ) est requise

Obtenir une lettre de facilitation du bureau des visas canadiens qui dessert son pays de résidence, qui confirmera la réussite de l’examen médical et la dispense de permis de travail pour étudiants en soins de santé. Elle se demande par courriel, avec les informations suivantes :
- copie de la page d’identité du passeport
- une copie de la fiche d'information d'e-Medical ou une copie de la première page du « Rapport de l'examen médical préalable, Sommaire et données biométriques du requérant (Copie du client) » [IMM 1017B-PRÉALABLE]
- copie de la lettre d’invitation
- dans le courriel, écrire son nom complet comme dans le passeport, sa date de naissance et ses coordonnées, y compris un numéro de téléphone et une adresse postale
Demander une AVÉ

Démarches lorsqu'un visa est requis. Ne pas oublier d’y mentionner et d’ajouter la preuve de l’examen médical.

a) Les stagiaires de formation ou de recherche peuvent être dispensés d’EIMT sous C52 lorsqu’ils sont directement récipiendaires d’une bourse de recherche canadienne ou étrangère.

Pour prouver la bourse, ils doivent soumettre à l’Université Laval ainsi que dans leur demande de permis de travail une lettre de confirmation de l’organisme boursier, en français ou en anglais, dans laquelle ils sont identifiés et dans laquelle l’organisme explique pourquoi la bourse est décernée. Au besoin, cette preuve de bourse peut être traduite en suivant les instructions indiquées dans ce guide. Aussi, pour se qualifier à C52, les stagiaires doivent apporter une contribution significative à un projet de recherche canadien, qui soit toutefois proportionnelle à leur expérience. Il est moins probable qu’un étudiant de premier cycle apporte une telle contribution.

Une bourse canadienne doit être le résultat d’un concours et les stagiaires doivent être en mesure de prouver les critères, comment s’est fait la nomination et le processus de sélection. Les bourses d’Affaires mondiales Canada (ex. PFLA ou ANASE) sont notamment acceptées. La bourse canadienne ne peut pas provenir des fonds de recherche d’un professeur de l’Université Laval.

Les stagiaires recevront deux documents de l’Université Laval : une lettre d’invitation contenant un numéro d’offre d’emploi dispensé d’EIMT et le reçu de paiement des frais de conformité de l’employeur de 230 CAD. La lettre d’invitation mettra en évidence leur contribution à un projet de recherche canadien.

En plus de ces deux documents, les stagiaires devront joindre ce qui suit à leur demande de permis de travail. Au besoin, ils peuvent les ajouter dans « Renseignements du client » :
- la preuve de leur bourse
- leur convention de stage
- la preuve qu’ils sont inscrits dans une université hors Québec
- la copie de leurs diplômes pertinents
- leur c.v.

Ils devront également assumer les frais de leur demande (155 CAD) et s’il y a lieu, ceux de la biométrie (85 CAD) et ceux de l’examen médical (variable). D’autres documents seront également requis par l’immigration, tel qu’expliqué dans les instructions pour demander un permis de travail dispensé de l’EIMT.

Lire le descriptif officiel de cette dispense d’EIMT, qui a préséance.

b) Si requis, effectuer l’examen médical de l’immigration canadienne

c) Si requis, obtenir la permission de l’ordre professionnel

d) Demander un permis de travail dispensé d'EIMT

Il s'agit d'un programme pour les jeunes d’une vingtaine de pays qui, dans le cadre de leurs études, effectuent un stage au Canada :

respecter les critères pour son pays
tenir compte des délais (choisir « Résidence temporaire (visite, études, travail) » puis « Expérience internationale Canada »)
recevoir une lettre d’invitation du professeur, sans numéro d’offre d’emploi dispensé d’EIMT
s’inscrire dans le « bassin » du programme
les places dans le bassin sont distribuées aléatoirement par « invitation ». S'informer sur les rondes d’invitation. Quand le stagiaire reçoit une invitation à demander un permis de travail, il peut être dispensé d'EIMT : il en avise le professeur, qui lui remet une lettre d'invitation mise à jour avec le numéro d'offre d'emploi dispensée d'EIMT
soumettre sa demande de permis de travail en suivant les instructions propres aux programmes d’EIC et les suivantes :
- titre de poste : « Stagiaire de formation ou de recherche »
- code de la classification nationale des professions: « 4012 », sauf si échange avec un Cégep
- l’Université Laval a payé les « frais de conformité »
- certaines instructions concernant la demande de permis de travail dispensée d’EIMT pourraient aider avec la demande de permis
- un examen médical ou la permission d'un ordre professionnel pourraient être requis
- l’autorisation de voyage électronique (AVÉ) ou le visa sont inclus dans la demande. Le numéro de l’AVÉ sera inscrit dans la lettre approuvant le permis de travail.
- attendre l'approbation du permis de travail et s'il y a lieu, la réception du visa, avant d'acheter le billet d'avion.
- Attention : venir au Canada avant l’approbation du permis de travail vous causera des problèmes et pourrait même résulter en votre renvoi du Canada.

En cas de refus

Il peut arriver qu’une demande de permis de travail ou de visa soit refusée. Si c’est le cas, vous pouvez en aviser votre répondant facultaire à l'Université Laval (PDF). Une conseillère en immigration évaluera alors le dossier avec lui.

S’il vous est conseillé de faire une nouvelle demande de permis de travail, il faudra obtenir une lettre d’invitation contenant un nouveau numéro d’offre d’emploi dispensé d’EIMT.

Billet d'avion

Avant d’acheter le billet d’avion, de faire les arrangements de séjour et de voyager au Canada, il faut attendre :

d'avoir reçu le visa et/ou l'approbation du permis de travail
d’avoir rassemblé tous les documents nécessaires à l’entrée au Canada énumérés à la section « Passage à la douane canadienne »

Au besoin seulement, arriver quelques jours avant le début du séjour pour les démarches administratives.

Arrangements de séjour

Pour des suggestions de logement et de l’information pratique quant à votre séjour, consulter la rubrique « Vivre à Québec » dans la section « Étudiants étrangers » de la page du Bureau de la vie étudiante. Même si en tant que travailleur étranger, vous n’avez pas accès aux services du Bureau de la vie étudiante, certaines informations vous seront utiles.

Passage à la douane canadienne

Le passage à la douane s’effectue au premier aéroport canadien franchi, en deux étapes. L’inspection primaire commence avec des bornes automatisées, où il faut répondre aux questions, contre-vérifier vos données biométriques si elles ont déjà été prélevées par le Canada et prendre le reçu. Elle se poursuit par une rencontre avec les services frontaliers, à qui il faut remettre le reçu. Rappel : même si vous êtes dispensé(e) de permis de travail, vous êtes une travailleuse ou un travailleur face à l’immigration canadienne.

L’inspection secondaire est la rencontre avec les services d’immigration, pour obtenir le permis de travail. Les documents à préparer sont indiqués ci-dessous, selon que vous soyez dispensé(e) de permis de travail ou non.

S’il s’agit d’une escale ou d’un vol qui arrive à Montréal, il faut prévoir assez de temps avant de prendre le prochain avion ou l’autobus. Des délais importants ont été observés dans les derniers mois.

Veuillez imprimer ce document (PDF) et suivre les instructions pour préparer votre passage à la douane canadienne.

Attention, voyager avec ces documents à portée de main et non dans les bagages enregistrés :

passeport valide
autorisation de voyage électronique ou visa valide
lettre approuvant le permis de travail, en suivre les instructions et la montrer à l'agent des services frontaliers afin qu’il imprime le permis de travail
lettre d’invitation avec le numéro de téléphone du professeur
si applicable, preuve que les critères de la dispense d’EIMT utilisée sont rencontrés, ex.: lettre confirmant une bourse, preuve d'inscription dans une autre université, relevé de notes, etc.
convention de stage
si requis, preuve de l’examen médical
si requis, permission de l’ordre professionnel
tout autre document pouvant être requis par l’immigration canadienne pour entrer au Canada d’après ces exigences :

L'agent des services frontaliers a le dernier mot sur votre entrée au Canada. Si tout est régulier, il émettra le permis de travail. Avant de quitter la douane, vérifier que tous les renseignements sur le permis sont exacts notamment quant à votre identité, à l'employeur (Université Laval), la ville (Québec), le statut sous lequel vous avez été invité (stagiaire de formation ou de recherche ou autre), la date d'expiration (au moins la durée de l’invitation, à moins que le passeport n’expire avant), le numéro d'EIMT ou le numéro d’offre d’emploi dispensée d’EIMT et les conditions inscrites (ex.: si vous avez effectué l’examen médical, il ne doit pas y avoir de restriction quant au travail auprès de patients, d’enfants ou de personnes âgées). Une erreur quant à l’une de ces informations pourrait vous empêcher de travailler au Canada pendant plusieurs semaines, et il sera plus simple de la corriger sur place.

Attention : si votre lettre d’approbation indique une date d’expiration inférieure à la durée de votre séjour, et ce en raison des délais de traitement, vous pouvez demander à l’agente ou à l’agent des services frontaliers si elle ou il peut considérer la durée de votre invitation au moment d’imprimer votre permis de travail. Généralement, elle ou il respectera la date indiquée dans votre lettre. Au besoin, vous pourrez contacter votre répondante ou votre répondant facultaire (PDF) pour prolonger votre permis de travail.

Obtenir un Numéro d’assurance sociale (NAS)

Le NAS est obligatoire pour recevoir un salaire versé par l'Université Laval ou un autre employeur canadien et pour certaines bourses canadiennes.

Il est possible d’obtenir un NAS dans un Centre de Service Canada. Il est préférable de prendre rendez-vous en ligne au préalable, et il faut apporter son passeport et son permis de travail original.

Coordonnées du Centre de Service Canada le plus près de l’Université.

Obtenir une couverture d'assurance maladie et hospitalisation

En s’inscrivant au Bureau du registraire, les stagiaires étrangers sont automatiquement couverts par le régime collectif d’assurance maladie et hospitalisation pour les étudiants et stagiaires étrangers de l’Université Laval. Des frais sont applicables. Consulter ce lien pour plus d'information sur cette assurance.

Cette assurance est obligatoire et de ce fait, aucune assurance personnelle ne peut remplacer cette dernière.

Les étudiants et stagiaires de recherche étrangers admissibles à la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ) notamment par le biais d’une entente en matière de sécurité sociale conclue avec le Québec pourront être exemptés d’adhérer au régime d’assurance maladie et hospitalisation obligatoire s'ils font les démarches nécessaires dans les délais impartis.

Notez que le régime collectif d’assurance maladie et hospitalisation de l’Université Laval ainsi que la RAMQ ne peuvent prendre effet qu’à l’arrivée au Québec.

Si des membres de la famille accompagnent le stagiaire au Canada, s'assurer qu'ils sont adéquatement couverts par une assurance maladie personnelle. L'assurance des étudiants et stagiaires étrangers de l'Université Laval n’offre pas de couverture familiale.

Selon les besoins personnels ou familiaux, souscrire à une assurance privée complémentaire de son choix.

Pour toute question concernant les assurances, envoyer un courriel à sfr@reg.ulaval.ca.

Inscription à l'Université Laval

Tout stagiaire de formation ou de recherche doit être officiellement inscrit à temps complet à l’Université Laval. Il bénéficie d'une inscription à 0 crédit qui lui confère un statut d'études à temps complet. Cette inscription est renouvelable chaque session, selon la durée du séjour, pour un maximum d'une année (12 mois). L'adhésion au régime collectif d'assurance maladie et hospitalisation de l'Université Laval offert par Desjardins Assurances est aussi renouvelable chaque session, selon la durée du séjour. Cette inscription ne peut mener à l'attribution de crédits universitaires de l'Université Laval.

À votre arrivée à l'Université Laval

La première démarche à entreprendre à votre arrivée est d'envoyer les documents requis pour votre inscription à sfr@reg.ulaval.ca ou de les déposer au Bureau du registraire. Lorsque votre inscription sera effective (3 à 5 jours ouvrables), le Bureau du registraire vous transmettra un courriel de confirmation d’inscription vous informant de votre adresse électronique officielle, de votre numéro d’identification (NI), de votre IDUL et de la façon d'accéder à votre carte d'identité virtuelle. Vous pourrez débuter votre stage sur réception de ce courriel de confirmation, d’où l’importance d’arriver quelques jours avant le début de votre stage afin d’effectuer ces démarches. L’adhésion au régime d’assurance maladie et hospitalisation de l’Université Laval étant obligatoire, vous recevrez, au cours des semaines suivant votre inscription à l’Université Laval, un courriel du Bureau du registraire vous indiquant le numéro du contrat d’assurance et votre numéro de certificat personnel qui vous a été attribué par notre assureur (Desjardins). Avec ces informations, vous pourrez avoir accès à votre carte d’adhérent virtuelle (appelée carte de paiement) via le site pour les adhérents de Desjardins ou via leur application mobile.

Documents à fournir au Bureau du registraire

Fiche d'admission et inscription (FRA) (PDF) or Research internship registration form (ENG) (PDF)
Passeport valide pour la durée du séjour
Visa de résident temporaire (si applicable)
Lettre d'invitation (sera transmise par le professeur qui vous accueille)
Permis de travail ou fiche visiteur (si applicable)
Adresse temporaire à Québec
Dates du séjour

En cas de changements à votre séjour

Vous vous engagez à aviser le responsable du Bureau du registraire (sfr@reg.ulaval.ca) de tout changement à votre dossier (coordonnées, durée du séjour, admissibilité à la RAMQ, etc.).

Informations de l’employeur

Pour les travailleurs étrangers sur permis de travail dispensé d’EIMT, prendre connaissance de ce document concernant vos droits en tant que travailleur étranger et les ressources en cas de blessure ou de maladie sur les lieux du stage ou du travail.

Prolongation du permis de travail

Au besoin, prolonger le permis de travail. S’y prendre aussitôt que 6 mois avant l’expiration de votre permis encore valide.

La prolongation est également la démarche à effectuer si vous êtes déjà au Canada avec un permis de travail valide pour un autre emploi.

À noter que les programmes d’Expérience internationale Canada ont leurs propres règles de prolongation.

Une fois la prolongation demandée, vous pouvez continuer à travailler avec votre permis de travail tant qu’il est valide.

Si la prolongation est pour le même emploi et les mêmes conditions de travail que votre permis de travail actuel et que celui-ci expire avant que vous ayez reçu le nouveau permis, vous pouvez bénéficier du droit au travail sous le statut conservé, si vous en rencontrez les conditions. Quitter le Canada mettra fin au droit au travail.

Si la prolongation est pour un nouvel emploi et que vous souhaitez le commencer avant la réception de votre nouveau permis de travail, vous pouvez, si vous en rencontrez les conditions, faire la démarche pour changer d’emploi durant la COVID-19.

Les dispenses de permis de travail (pour séjours de recherche universitaire de 120 jours consécutifs ou moins ou pour étudiants en soins de santé (stage de formation clinique ou pratique)) ne peuvent être prolongées.

Pour plus d'informations

Selon votre emplacement, vous pouvez référer aux ressources suivantes :

De l’étranger :

consulter le site Internet d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada
utiliser le Formulaire Web d’IRCC
contacter le Centre de réception des demandes de visa, le consulat ou l'ambassade le plus près de chez vous
consulter à vos frais un représentant rémunéré (avocat, notaire ou consultant réglementé en immigration canadienne )

Du Canada :

consulter le site Internet d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada
utiliser le Formulaire Web d’IRCC
contacter le Télécentre d’IRCC au 1-888-242-2100
consulter à vos frais un représentant rémunéré (avocat, notaire ou consultant réglementé en immigration canadienne)

Au besoin, vous pouvez soumettre votre question à votre répondant facultaire à l'Université Laval (PDF).

Ce site Web a pour but de fournir de l’information générale sur les procédures actuelles, qui peuvent changer à tout moment et sans préavis. Les lois et les règlements en vigueur au Québec et au Canada de même que les sites Web du ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration (MIFI), et Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) ont préséance sur ce site Web. Le terme «étudiantes et étudiants de l’international» correspond au terme «étudiants étrangers» utilisé par les ministères de l’immigration.

Dernière mise à jour: 31-10-2023.