Gestion de vos renseignements personnels

Voici un aperçu des renseignements personnels détenus par l’Université, de la façon dont ils sont utilisés, à qui ils sont communiqués ainsi que des principales mesures mises en place pour assurer leur protection.

Renseignements détenus

L’Université consigne les renseignements qu’elle détient dans l’Inventaire des fichiers de renseignements personnels. Un fichier est une collection organisée de renseignements personnels:

  • classée selon le nom d’une personne
  • utilisée ou destinée à être utilisée pour prendre une décision concernant une personne

Cet inventaire vous informe des modalités de gestion et de protection de vos renseignements personnels, notamment:

  • la source des renseignements 
  • les catégories de personnes qui y ont accès 
  • les fins auxquelles ils sont utilisés  
  • les personnes ou les organisations à qui ils sont communiqués 
  • la durée de leur conservation

Si vous souhaitez connaître les renseignements personnels que l’Université détient à votre sujet, vous pouvez avoir accès à l’inventaire des déclarations de fichier de renseignements personnels en écrivant à prp@sg.ulaval.ca.

Seuls les membres autorisés du personnel de l’Université peuvent accéder à vos renseignements. Ils n’ont accès qu’aux renseignements strictement nécessaires pour accomplir leurs fonctions.

Certains prestataires de services peuvent accéder à vos renseignements lorsque nécessaire. Par exemple, lorsque les données d’un logiciel utilisé par l’Université sont hébergées sur leur serveur.

Ces prestataires doivent limiter leur accès à ce qui est nécessaire pour fournir le service. Ils ne peuvent utiliser vos renseignements à d’autres fins ni les communiquer à des tiers sans l’autorisation de l’Université.

L’Université utilise vos renseignements qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Dans certaines situations, elle peut vous demander votre consentement pour utiliser des renseignements à une autre fin.

Lorsque la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels l’autorise à le faire et que les circonstances le justifient, l’Université peut utiliser vos renseignements à d’autres fins sans votre consentement. C’est le cas lorsque leur utilisation est:

  • à des fins compatibles avec celles pour lesquelles ils ont été recueillis 
  • manifestement à votre bénéfice 
  • nécessaire à l’application d’une loi au Québec 
  • nécessaire à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques et qu’ils sont dépersonnalisés

Ces cas d’exception sont inscrits dans le Registre d’utilisation des renseignements personnels. Vous pouvez obtenir une copie du Registre en écrivant à prp@sg.ulaval.ca.

Vos renseignements personnels sont confidentiels et ne peuvent être communiqués à des personnes ou à des organisations sans votre consentement.

Lorsque la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels ou une autre loi l’autorise à le faire et que les circonstances le justifient, l’Université peut communiquer vos renseignements sans votre consentement. C’est notamment le cas lorsque cette communication est nécessaire à l’application d’une loi au Québec ou à la réalisation d’un contrat avec l’un de ses prestataires de services.

Ces cas d’exception sont inscrits dans le Registre de communication des renseignements personnels. Vous pouvez obtenir une copie du Registre en écrivant à prp@sg.ulaval.ca.

Comment sont protégés vos renseignements

Afin d’assurer la confidentialité de vos renseignements, l’Université a mis en place certaines mesures.

Mesures organisationnelles

Les rôles et les responsabilités des membres du personnel tout au long du cycle de traitement de vos renseignements ont été établis à partir des politiques et des règlements suivants:

Mesures technologiques

L’Université emploie des mécanismes de sécurité propres à assurer la protection de vos renseignements contre les incidents de confidentialité, notamment:

  • une protection contre les logiciels malveillants
  • l’authentification multifactorielle
  • des pare-feu
  • le chiffrement des données

Règles d’utilisation, de conservation et de destruction des renseignements

L’Université utilise vos renseignements uniquement aux fins pour lesquelles elle les a recueillies lors de leur collecte.

Elle les conserve seulement pour la durée nécessaire pour accomplir ces fins, sous réserve des règles prévues à son calendrier de conservation (PDF) .

Lorsque la période de conservation est échue, vos renseignements sont détruits ou anonymisés, le cas échéant.

Politiques de confidentialité

L’Université Laval publie une politique de confidentialité lorsqu’elle recueille des renseignements personnels par un moyen technologique.