Traitement des signalements et des plaintes

Chaque personne impliquée dans une démarche de signalement ou de plainte administrative traitée par l’Université a le droit de se faire entendre et de présenter sa version des faits.

Lorsqu’une enquête a lieu, ce droit est pris en charge par le personnel mandaté par le vice-rectorat pour traiter ladite plainte.

Chaque personne impliquée dans une démarche de signalement ou de plainte administrative, qu’elle soit victime ou initiatrice de la situation dénoncée, est traitée avec respect, justice, égalité et équité tout au long de l’application du mécanisme de traitement. 

La personne requérante d’un signalement ou d’une plainte administrative, de même que la personne mise en cause par une telle démarche, sont informées des décisions prises par le vice-rectorat responsable de traiter la situation (décision de recevabilité, décision d’enquêter et décision sur le fondement). Si le traitement est interrompu en raison d’une décision, cette dernière est justifiée auprès des parties concernées. 

Lorsque la situation rapportée l’exige, une équipe multidisciplinaire concertée (EMC) est réunie sur initiative de la direction du BRP ou de toute autre personne. L’EMC évalue si des interventions sont nécessaires en vertu des règlements et des politiques applicables et, le cas échéant, détermine les actions et les mesures les plus appropriées dans les circonstances.

Composition de l’EMC

Outre la personne responsable du BRP et les personnes-ressources spécialisées, les membres de l’EMC sont:

• la vice-rectrice ou le vice-recteur aux études et aux affaires étudiantes, ou une personne déléguée
• la vice-rectrice ou le vice-recteur aux ressources humaines et aux finances, ou une personne déléguée
• la directrice ou le directeur du Service de sécurité et de prévention (SSP), ou une personne déléguée

L’EMC peut requérir la participation ponctuelle d’une ou de plusieurs personnes représentant:

• le secrétariat général
• le vice-rectorat aux affaires internationales et au développement durable
• le vice-rectorat aux infrastructures et à la transformation
• le vice-rectorat à la recherche, à la création et à l’innovation
• la Faculté des études supérieures et postdoctorales 

Le BRP ouvre un dossier de consultation pour chaque personne qui fait appel à ses services. Une proposition de rencontre est envoyée dès réception de sa demande d’assistance.

L’information relative à la situation de manquement rapportée est consignée au dossier tout au long de l’accompagnement offert par le BRP et traitée de manière confidentielle.

Lorsque la situation rapportée concerne un autre service de l’Université, la personne requérante est dirigée vers celui-ci. 

L’évaluation préliminaire consiste en l’évaluation des faits et des circonstances entourant la situation rapportée, qu’elle ait été observée ou qu’elle soit anticipée. La collaboration de la personne requérante est exigée. Les informations suivantes sont recueillies:

• coordonnées de la personne requérante, incluant son statut au sein de l’Université
• modalité de dénonciation souhaitée par la personne requérante
• nature du ou des manquements rapportés 
• résumé de la situation de manquement (contexte, historique, conséquences et risques)
• résumé des démarches de résolution entreprises par la personne requérante
• besoins et attentes de la personne requérante suivant la démarche de signalement
• informations pertinentes pouvant orienter le traitement de la situation de manquement rapportée  

Mesures de protection

Lorsqu’une situation de manquement rapportée comporte une menace ou un risque pour la sécurité de la communauté universitaire ou de l’établissement, des mesures nécessaires à la protection des personnes et des installations sont immédiatement demandées au SSP par l’unité administrative ou la personne responsable du traitement du signalement ou de la plainte.

Consentement au partage d’informations confidentielles

Lorsque le BRP est interpellé pour intervenir dans une situation et qu’il considère que le traitement de celle-ci nécessite l’implication d’une autre instance interne ou externe à l’Université, il en informe la personne requérante. Le partage d’informations confidentielles se fait uniquement avec le consentement préalable de celle-ci, lequel:

• peut être donné de manière verbale ou écrite. En cas de consentement verbal, la date à laquelle il est donné est notée au dossier de traitement
• s’applique pour un partage auprès d’instances, d’unités administratives et de personnes déterminées avec la personne requérante
• est effectif pour une durée déterminée après laquelle les informations confidentielles ne sont plus partagées

Les signalements et les plaintes en matière de discrimination, de harcèlement, de violence à caractère sexuel, de liberté académique ou d’usage du français à l’Université ainsi que les divulgations d’actes répréhensibles sont reçus par le BRP, qui les transmet sans délai à l’instance responsable de son traitement.

Selon la situation rapportée, la responsabilité de traiter un signalement ou une plainte peut être assumée par:

• la vice-rectrice ou le vice-recteur responsable au regard des personnes impliquées
• le Comité de promotion et de protection de la liberté académique
• le Comité de la Politique linguistique

Vice-rectorats responsables au regard des personnes impliquées

La responsabilité de traiter un signalement ou une plainte en matière de discrimination, de harcèlement ou de violence à caractère sexuel revient aux vices-rectorats suivants:

• Le vice-rectorat aux études et aux affaires étudiantes (VREAE) est responsable des situations où la personne requérante ou mise en cause est une étudiante ou un étudiant.
• Le vice-rectorat aux ressources humaines et aux finances (VRRHF) est responsable des situations où la personne requérante ou mise en cause est soit membre du personnel de l’Université, soit un tiers qui participe ou collabore à des activités universitaires ou qui exerce une fonction pédagogique ou d’autorité.

En certains cas et au regard des personnes impliquées, le VREAE et le VRRHF peuvent être co-responsables dans le traitement d’un signalement ou d’une plainte.

L’analyse de recevabilité des plaintes administratives concernant la liberté académique ou l’usage du français à l’Université est réalisée par le BRP. Il revient cependant à la vice-rectrice ou au vice-recteur responsable du traitement des situations rapportées d’établir la recevabilité des plaintes administratives en matière de discrimination, de harcèlement psychologique ou de violence à caractère sexuel. À cette fin, elle ou il prend connaissance:

• des allégations rapportées par la personne requérante
• des politiques, des règlements, des conventions collectives, des ententes ou des autres textes établissant les conditions de travail du personnel de l’Université qui sont applicables aux allégations de manquement rapportées
• du bien-fondé des allégations de manquement 

Critères de recevabilité et de non-recevabilité

Pour être recevable, la plainte doit respecter les critères de recevabilité décrits dans la politique ou le règlement applicable aux faits allégués, dont:

• être soutenue par de l’information, des circonstances ou des faits suffisamment vraisemblables ou importants
• être déposée auprès de la personne responsable du BRP dans les délais prescrits, ne pas être frivole, faite de mauvaise foi ou faite dans le seul but de nuire

Décision de recevabilité

Lorsque les conditions de recevabilité ne sont pas réunies, le BRP, la vice-rectrice ou le vice-recteur responsable juge le signalement ou la plainte comme irrecevable et met fin à son traitement.

Une fois la décision de recevabilité rendue, le BRP, la vice-rectrice ou le vice-recteur responsable partage sa décision justifiée aux parties concernées par la plainte.

• En cas de non-recevabilité, de nouvelles avenues de règlement peuvent être suggérées à la personne requérante. La personne mise en cause n’est pas informée de la plainte déposée à son endroit.
• En cas de recevabilité, la personne mise en cause par les allégations de manquement est informée de la procédure entamée. 

Application d’une démarche de prévention et de règlement des différends

Lorsqu’il est possible de convenir avec les personnes concernées d’une solution ou d’une entente acceptable sans recourir à une enquête, un mécanisme de traitement allégé ou accéléré de la situation de manquement est mis en œuvre (ex.: conciliation, médiation).

• Si l’option du mécanisme allégé est refusée par l’une des parties, le BRP invite le comité institutionnel approprié à traiter la situation rapportée ou la vice-rectrice ou le vice-recteur responsable ouvre une enquête.
• Si l’option du mécanisme allégé est acceptée par les parties, les délais de traitement établis pour le signalement ou la plainte sont suspendus jusqu’à ce que le processus de prévention et de règlement des différends soit terminé.

VRAI OU FAUX? Des gestes commis hors du campus ou à l’aide de moyens technologiques peuvent être reconnus comme recevables par l’Université.

Vrai

Les politiques en matière de discrimination, de harcèlement et de violence à caractère sexuel de l’Université sont applicables en tout temps et pour l’ensemble des relations développées dans le cadre des activités universitaires.

Les échanges entre membres de l’Université tenus en ligne, par courriel, sur messagerie, par textos ou par usage d’autres moyens technologiques peuvent être utilisés comme éléments de preuve pour soutenir une plainte.

Lorsque requis, l’examen de la plainte est effectué par le comité institutionnel désigné par la politique applicable. Le comité reçoit, verbalement ou par écrit, la version des faits de la personne plaignante et celle de toute personne mise en cause. Il peut recueillir le témoignage de toute autre personne qu’il juge utile aux fins de l’examen de la plainte.

Lorsque requise, l’enquête administrative est planifiée et effectuée sous l’autorité de la vice-rectrice ou du vice-recteur responsable ou de la personne qu’elle ou il a désigné. La vice-rectrice ou le vice-recteur détermine les personnes internes et externes qui appuieront le processus d’enquête et peut mettre à leur disposition les services d’un membre de son personnel enquêteur pour les soutenir.

Moyens d’enquête pouvant être appliqués

• Effectuer des vérifications dans les bases de données accessibles
• Confirmer des dires et des déclarations de témoins
• Aller sur les lieux du manquement
• Dresser un portrait de l’infraction et de la personne mise en cause
• Faire appel à des ressources spécialisées pour mieux comprendre l’infraction ou la personne mise en cause
• Réaliser des entrevues avec les personnes requérantes, mises en cause et témoins
• Analyser les données recueillies (faits, preuves, témoignages, notes)

L’information collectée et les conclusions produites par l’enquêteuse ou l’enquêteur sont consignées dans un rapport d’enquête confidentiel transmis à la vice-rectrice ou au vice-recteur responsable.

Les travaux d’enquête sont réalisés avec diligence et dans les délais requis par la politique ou le règlement applicable à la situation traitée.

Il revient au comité institutionnel responsable de procéder à l’analyse des conclusions d’un examen ou à la vice-rectrice ou au vice-recteur responsable de procéder à l’analyse des conclusions d’une enquête. Suivant cette analyse, les allégations de manquement peuvent être jugées non fondées, en partie fondées ou fondées.

• Si l’enquête établit que les allégations sont non fondées, tous les documents qui y sont liés directement ou indirectement sont retirés du dossier disciplinaire de la personne qui en a fait l’objet, sauf demande à l’effet contraire de sa part.
• Si l’enquête établit qu’il y a eu un manquement, c’est-à-dire que les allégations sont fondées ou en partie fondées, la vice-rectrice ou le vice-recteur responsable détermine les mesures correctrices appropriées pour prévenir une nouvelle situation de manquement.

Le cas échéant, des recommandations peuvent être formulées par le comité responsable afin, notamment, de faire cesser l’atteinte aux droits de la personne victime ou de prévenir qu’une atteinte de même nature ne se reproduise. Ces recommandations sont transmises au vice-rectorat concerné.

Communication du résultat de l’examen ou de l’enquête

Dans tous les cas, la personne requérante est informée des conclusions de l’examen ou de l’enquête concernant le bien-fondé des allégations. Celles-ci lui sont communiquées et expliquées sans que les sanctions et les mesures correctrices ne soient dévoilées. Si la personne demeure insatisfaite, les recours disponibles lui sont indiqués.

Une exception s’applique pour la Politique pour prévenir et combattre les violences à caractère sexuel à l’Université Laval, laquelle permet la divulgation des sanctions imposées à la suite d’une plainte fondée ou en partie fondée, si la victime en fait la demande.

VRAI OU FAUX? En cas de plainte non fondée, l’Université peut quand même intervenir en lien avec la situation rapportée.

Vrai

Pour qu’une plainte soit reconnue comme fondée ou partiellement fondée, différentes conditions doivent être rencontrées (celles-ci varient en fonction de la nature de la plainte déposée). À la suite de l’examen ou de l’enquête, il est ainsi possible que la situation rapportée dans une plainte recevable ne soit pas reconnue comme étant de la discrimination, du harcèlement ou de la violence à caractère sexuel, mais qu’elle soit associée à d’autres types de comportements préoccupants.

Dans un tel cas, des actions préventives à poser sont déterminées par la vice-rectrice ou le vice-recteur responsable et appliquées auprès des personnes concernées par la situation de manquement, dans le but de prévenir la poursuite ou la récidive des comportements non désirés.

Il est de la responsabilité de la vice-rectrice ou du vice-recteur responsable de veiller à l’application des recommandations formulées à la suite de l’examen d’une plainte par un comité institutionnel. Elle ou il décide des mesures nécessaires à appliquer suivant la situation de manquement rapportée. 

Il est de la responsabilité de la vice-rectrice ou du vice-recteur responsable de veiller à l’application des mesures disciplinaires ou des sanctions déterminées à la suite d’une enquête concluant au fondement d’un signalement ou d’une plainte. 

L’application des mesures disciplinaire et des sanctions    

Il est de la responsabilité de la vice-rectrice ou du vice-recteur responsable de veiller à l’application des mesures disciplinaires ou des sanctions déterminées à la suite d’une enquête concluant au fondement d’un signalement ou d’une plainte.

• Si l’enquête établit que les allégations sont non fondées et qu’il n’y a pas eu de manquement, aucune mesure disciplinaire ou sanction n’est appliquée.
• Si l’enquête établit qu’il y a eu un manquement, des mesures disciplinaires ou administratives peuvent être appliquées à titre de sanction, conformément aux conventions collectives, aux ententes ou aux autres textes en vigueur établissant les conditions de travail du personnel de l’Université ou au Règlement disciplinaire à l’intention des étudiants et étudiantes.

Révision de la décision de sanctions

La personne mise en cause par un signalement ou une plainte pour laquelle des sanctions ont été émises peut demander une révision de la décision de sanctions.

En cas de mésentente portant sur l’interprétation ou l’application d’une convention collective, d’une entente ou d’autres textes établissant les conditions de travail du personnel de l’Université, le Code du travail prévoit un règlement par arbitrage de grief.

Pour les situations de harcèlement

Le Règlement pour prévenir et contrer le harcèlement à l’Université Laval (PDF) prévoit que la personne étudiante «ayant fait l’objet d’une sanction imposée en vertu du présent Règlement par [la vice-rectrice ou le vice-recteur aux études et aux affaires étudiantes] peut s’adresser à l’ombudsman si elle est d’avis que cette sanction est déraisonnable. Cette demande est traitée comme s’il s’agissait d’une plainte déposée en vertu du Règlement concernant l’ombudsman (PDF)».

Pour les situations de violence à caractère sexuel

La Politique pour prévenir et combattre les violences à caractère sexuel à l’Université Laval (PDF) prévoit que «la personne étudiante mise en cause bénéficie d’un appel de plein droit au sens de l’article 143 du Règlement disciplinaire à l’intention des étudiantes et étudiants de l’Université Laval (PDF). Pour ce faire, elle doit, dans les 15 jours ouvrables à compter du jour où elle a reçu la décision de la vice-rectrice ou du vice-recteur aux études et aux affaires étudiantes, transmettre sa demande d’appel par écrit à la secrétaire générale ou au secrétaire général. Sa demande doit contenir les motifs au soutien de sa demande et préciser en quoi la décision rendue est déraisonnable. La secrétaire générale ou le secrétaire général procède alors conformément à l’article 145 du Règlement».